Vo firme má každé oddelenie svoje úlohy, zodpovednosti a procesy. Obchod pracuje so zákazníkmi a objednávkami, sklad sleduje dostupnosť tovaru, nákup komunikuje s dodávateľmi, výroba plánuje svoje kapacity a finančné oddelenie potrebuje mať prehľad o nákladoch, záväzkoch či pohľadávkach. Hoci každé oddelenie rieši inú časť podnikania, ich práca je navzájom úzko prepojená. Práve preto je prepojenie firemných procesov dôležité pre efektívne fungovanie celej spoločnosti.

Problém nastáva vtedy, keď sú rovnako rozdelené aj firemné dáta. Informácie sa nachádzajú vo viacerých programoch, tabuľkách alebo dokumentoch a medzi jednotlivými oddeleniami sa musia prenášať manuálne. 

Práve tu prichádza na rad ERP systém. Jeho úlohou je prepojiť rôzne oblasti podnikania do jedného prostredia a umožniť jednotlivým oddeleniam pracovať so spoločnými a aktuálnymi údajmi. Microsoft Dynamics 365 Business Central tak dokáže zastrešiť financie, obchod, nákup, sklad, výrobu, projekty a ďalšie podnikové procesy v rámci jedného systému

Obchod: od ponuky až po objednávku

Obchodné oddelenie potrebuje pri každodennej práci informácie o zákazníkoch, produktoch, cenách či dostupnosti tovaru. Zároveň vytvára cenové ponuky, objednávky, faktúry a ďalšie obchodné dokumenty. 

V Business Central však objednávka nezostáva iba dokumentom obchodníka. Informácie, ktoré pri nej vzniknú, môžu ďalej vstupovať do nadväzujúcich procesov. Obchod tak nemusí potrebné údaje zisťovať z viacerých zdrojov a ďalšie oddelenia môžu na jeho prácu priamo nadviazať. 

Sklad: aktuálny prehľad o zásobách

Po prijatí objednávky sa do procesu zapája sklad. Ak zákazník vytvorí objednávku, firma potrebuje vedieť, či má požadovaný tovar k dispozícii a či ho dokáže v požadovanom množstve dodať. 

Business Central umožňuje evidovať skladové položky, sledovať stav zásob a pracovať so skladovými pohybmi. Informácie zo skladu sú zároveň dostupné aj pre ďalšie procesy. Obchod môže pracovať s údajmi potrebnými na vybavenie objednávok a nákup alebo výroba môžu reagovať na potrebu doplnenia zásob. 

Nákup: keď je potrebné zásoby doplniť

Ak firma potrebuje doplniť tovar alebo materiál, do procesu vstupuje nákupné oddelenie. To pracuje s dodávateľmi, nákupnými objednávkami, prijatými faktúrami či ďalšími údajmi potrebnými na zabezpečenie zásob. 

Vďaka spoločnému ERP systému môže nákup vychádzať z informácií, ktoré už vo firme existujú. Nemusí tak fungovať ako samostatný proces oddelený od skladu, obchodu alebo ďalších častí spoločnosti. 

Výroba: prepojenie materiálu, kapacít a procesov

Vo výrobných spoločnostiach sa k obchodu, skladu a nákupu pridáva výroba. Business Central umožňuje pracovať s výrobnými zákazkami, kusovníkmi, technologickými postupmi či plánovaním potrebných zdrojov a kapacít. 

Výroba pritom potrebuje informácie o požiadavkách aj dostupnosti materiálu a jej výsledky následne ovplyvňujú sklad či finančné údaje spoločnosti. Údaje z výroby tak zostávajú prepojené so skladom, nákupom aj financiami. 

Financie a účtovníctvo: údaje z celej firmy

Takmer každý podnikový proces má skôr či neskôr finančný dopad. Predaj súvisí s pohľadávkami, nákup so záväzkami, sklad s hodnotou zásob a výroba či projekty so vznikajúcimi nákladmi. 

Business Central prepája tieto procesy s finančnou časťou systému a umožňuje spravovať účtovníctvo, platby, pohľadávky, záväzky či ďalšie finančné oblasti. Finančné oddelenie tak nemusí zhromažďovať všetky podklady z množstva samostatných zdrojov, ale môže pracovať s údajmi vznikajúcimi naprieč firmou.

Manažment: jeden pohľad na fungovanie firmy

Ak jednotlivé oddelenia pracujú v spoločnom ERP systéme, výhodu nezískavajú iba jeho každodenní používatelia. Prepojené údaje poskytujú lepší pohľad na fungovanie spoločnosti aj jej vedeniu. 

Business Central ponúka možnosti reportingu a analýz, pričom firemné údaje je možné ďalej vizualizovať napríklad prostredníctvom Power BI. Manažment tak môže sledovať dôležité informácie z jednotlivých oblastí podnikania bez potreby manuálne spájať údaje z viacerých systémov a tabuliek.

Jedna objednávka môže prejsť celou firmou

Ako toto prepojenie funguje v praxi, si môžeme ukázať na bežnej objednávke zákazníka. Začína v obchodnom oddelení, no tým sa jej cesta nekončí. Je potrebné overiť dostupnosť položiek na sklade. Ak chýbajú, môže vzniknúť potreba nákupu alebo výroby. Tovar sa následne pripraví na expedíciu a celý proces má napokon svoj finančný a účtovný dopad. 

Bez prepojeného systému môže pri každom prechode medzi oddeleniami vzniknúť potreba informácie manuálne posúvať, prepisovať alebo kontrolovať. ERP jednotlivé kroky prepája a umožňuje oddeleniam pracovať nad spoločnými dátami. 

Prepojenie firemných procesov pomocou ERP systému

ERP systém nemení úlohy jednotlivých oddelení. Obchodník zostáva obchodníkom, skladník skladníkom a účtovník účtovníkom. Rozdiel je v tom, že pracujú v prepojenom systéme a informácie medzi nimi môžu plynule nadväzovať. 

Microsoft Dynamics 365 Business Central tak prepája obchod, sklad, nákup, výrobu, financie aj ďalšie oblasti firmy. Výsledkom je menej manuálneho prenášania údajov medzi oddeleniami a lepší prehľad o tom, čo sa vo firme deje. Pretože čím menej bariér je medzi oddeleniami, tým plynulejšie môže fungovať celá firma.

Článok napísal

Ladislav Hudák

Ladislav pôsobí v spoločnosti Telegrafia ako obchodný manažér na ERP oddelení. V obchode pôsobí viac ako 10 rokov a to,  čo považuje za dôležité je vždy poskytnúť profesionálny prístup a efektívne riešenia pre našich zákazníkov.