V modernom svete už takmer každý chápe dôležitosť ERP. Teda minimálne ten, kto aspoň trochu vie o čo ide. Každý ma tendenciu zameriavať sa na dôležitosť hľadania toho správneho riešenia, zároveň väčšina ľudí má tiež tendenciu prehliadať to, čo je možno ešte dôležitejším faktorom pri určovaní úspešnosti akéhokoľvek riešenia. Aj vo svete ERP existuje „záporák“, ktorý sa darí schovávať za mnohými neúspešnými riešeniami ERP. Týmto často prehliadaným „záporákom“ je nesprávna implementácia.

Všetko to úsilie, ktoré spoločnosti vynaložia na nájdenie toho správneho riešenia vyhovujúceho ich potrebám nemusí priniesť žiadne ovocie, ak to riešenie nebude správne implementované do podniku. Životný cyklus implementácie ERP bude nielen priamo určovať úspešnosť riešenia, ale rovnako tak mieru jeho efektívnosti. Práve v tomto bode, kvôli zlej implementácii, mnoho organizácií nedokáže využiť možné príležitosti a stráca poskytované výhody. Spoločnosti vynakladajú veľkú snahu na nájdenie správneho riešenia, no to môže byť zbytočné, ak sa zle zrealizuje/implementuje.

Dobre navrhnutý životný cyklus implementácie ERP zabezpečí maximálny úžitok a benefity, ktoré zvolené riešenie poskytuje. Ak ste si už vybrali riešenie, ktoré je pre vašu spoločnosť tým pravým, odporúčame vám zvážiť nasledujúcu metodiku implementácie, aby ste z nej dosiahli čo najväčší úžitok.

Vytvorenie podrobného zhrnutia rozsahu programu

Rovnako ako pri akomkoľvek projekte, aj tu je potrebné sformulovať zhrnutie implementačného programu. To bude zahŕňať zoznam cieľov a zámerov, ktoré má projekt dosiahnuť. Program projektu musí byť jasne definovaný a musí mať jasne vymedzený účel. Jasný účel či cieľ je kľúčom k úspechu akéhokoľvek projektu – a vlastne čohokoľvek. Po zadefinovaní účelu a cieľov programu je nevyhnutné vytvoriť implementačný tím a prideliť jednotlivé úlohy. Správny tím je dôležitý pri zabezpečovaní správnej cesty a spôsobu implementácie a hladkej realizácie projektu.

Vytvorenie plánu riadenia zmien

Implementácia systému ERP spôsobí transformáciu (zmeny) na základnej úrovni organizácie/firmy. A tento krok je pravdepodobne najdôležitejšou časťou zabezpečenia efektívnej a účinnej implementácie. Je potrebné vytvoriť podrobný plán manažmentu zmien, aby sa zabezpečilo, že budú zohľadnené všetky rušivé zmeny, ktoré vo firme nastanú a následne budú riešené zodpovedajúcim spôsobom. To tiež zahrňuje aj vytvorenie jednoznačného harmonogramu implementácie s časovým rozvrhom pre školenie, testovanie a iné technické činnosti, ktoré súvisia s uvedením riešenia do prevádzky či prognózami nákladov. Na implementáciu riešenia je totiž potrebné prideliť dostatočné zdroje (ľudské a iné).

Definícia fáz implementácie

Bez správneho rozdelenia fáz, v ktorých musí implementácia prebiehať, môže dôjsť k chaosu. Kvôli nedostatočnej štruktúre sa projekt môže uberať neurčitými cestami, ktoré môžu viesť do slepých uličiek alebo k slučkám. Dobre definované fázy implementácie vám poskytnú detailný plán, ktorým by ste sa mali riadiť, a ktorý zabezpečí organizovaný a štruktúrovaný chod implementácie.

Migrácia dát

Ak je všetko naplánované, prichádza čas pustiť sa do práce. Tá začína analýzou procesov a požiadaviek. Nasledujú návrh riešenia, samotné vytvorenie databázy a jej “nakŕmenie” tzv. migrácia dát/údajov z existujúceho systému do vášho nového systému ERP. Ide o dôležitý krok a to zo zrejmých dôvodov. Akýkoľvek systém je iba tak dobrý ako jeho dáta – ak sú dáta nepresné alebo neúplné, výstup bude tiež. Prvým krokom je prečistenie a overenie starších údajov. Keď sú dáta spracované podľa potreby, je čas previesť ich do nového systému. Po dokončení prenosu dát sa dôkladným overením integrity údajov a mapovaním údajom dokončí proces migrácie dát.

Školenie používateľov

Bez ohľadu na to, aký schopný je systém ERP, nebude k ničomu, pokiaľ jeho používatelia nebudú vedieť ako ho používať. A to ani ERP systém, ktorý je vyvinutý tak, aby bol „user-friendy“ (jednoduchý na používanie) pre technofóbov. Zaškolenie je preto veľmi dôležité, a taktiež aj samotné testovanie systému po zaškolení. Môžu sa konzultanti snažiť a vyškoliť najlepšie ako vedia, no pokiaľ sa používatelia nevenujú práci s novým systémom, zabudnú a neúspech implementácie je na svete.

Program školenia je potrebné navrhnúť spôsobom, aby používateľom umožňoval vyťažiť zo systému maximum. Uistite sa, že školenie je optimalizované tak, aby vyhovovalo potrebám rôznych skupín používateľov. Rovnako potrebné je poskytnutie „role-based“ školenia zamestnancom – školenia na základe rolí.

Ďalším zásadným aspektom je zabezpečenie výberu správnej školiacej metódy. On-line alebo osobné školenia, obidve formy majú svoje výhody aj nevýhody, ktoré je treba zvážiť. Preto je potrebné zvážiť, ktorá forma vyhovuje vašim potrebám. Dobrý systém začlenenie spätnej väzby má obrovský vplyv na zaručenie plodnosti školenia.

Testovanie a spustenie

Váš posledný kontrolný zoznam pred spustením systému by mal obsahovať:

• Skontrolovanie funkcie automatického zálohovania
• Uistenie sa, že sú pridelené adekvátne zdroje z IT tímu a sú pripravené na prácu
• Komunikáciu o odstávke systému
• Zaistenie, aby bol splnené všetky technické požiadavky
• Testovanie (pred spustením)
• Spustenie

A to by bolo  ľahké zhrnutie pre váš proces implementácie ERP. Nezabudnite však postupovať správne aj po jeho začlenení do firemnej štruktúry.