V tomto príspevku vám upresním predstavu o priebehu implementácie nového ERP systému vo výrobnej spoločnosti. Porozprávam o tom, akým spôsobom postupujeme pri implementácii, s akými problémami sme sa stretli a aký je výsledok a aktuálny stav v tejto spoločnosti po zavedení informačného systému Dynamics NAV 2017.

Pri prvom kontakte s touto spoločnosťou sme s radosťou zistili, že systém Dynamics NAV už používajú. Aby som bol presnejší, bol to ešte starý názov a to Navision verzia 4.0. Spoločnosť bola v tom čase bez systémovej podpory a fungovali dá sa povedať „sami“. Po niekoľkých stretnutiach a diskusiách sme sa dohodli na spolupráci pre podporu zatiaľ v tejto „starej“ verzii. Čakalo nás množstvo hodín analýzy stavu systému a konzultácii s vedením a samotnými používateľmi systému. Zistili sme množstvo modifikácii systému, niektorých lepších, niektorých horších či dokonca aj zbytočných.

Po detailnejšej analýze stavu systému a zistení viacerých problémov, ktoré v tom čase mali používatelia, nás naša radosť čiastočne prešla. Čakalo nás množstvo práce, ale boli sme plný odhodlania pomôcť. Po niekoľkých týždňoch prác a sedení, sa urobilo v systéme ako aj v samotnej spoločnosti viacero zmien ako napr.:

• Zavedenie priehradkového skladu
• Hromadná úprava výrobných kusovníkov a ich verzií
• Čiastočná úprava systému plánovania
• Úprava tlačových zostáv
• Zavedenie jednoduchého systému sledovania páliacich plánov a prípravkov
• …a ďalšie

Naša podpora vo verzii Navision 4.0 trvala približne 2 roky. Po tom, ako si spoločnosť vyskúšala spoluprácu s nami, vedenie usúdilo, že je ten správny čas prejsť na novú verziu Dynamics NAV 2017. Týmto sa začal proces novej implementácie. Aj napriek tomu, že sme už boli v spolupráci takmer 2 roky a čiastočne poznali firemné procesy, postupovali sme ako pri implementácii u nového zákazníka, čo sa už počas analýzy ukázalo ako správne rozhodnutie. Množstvo hodín strávených na stretnutiach s používateľmi na všetkých oddeleniach nám opäť odhalilo veľa nových procesov, nedostatkov a problémov.

Po hĺbkovej analýze sme na základe všetkých zistení pripravili návrh riešenia, ktorý sme spoločne s požívateľmi upravovali do finálnej podoby. Po odsúhlasení návrhu bola vytvorená a nastavená testovacia databáza, v ktorej boli používatelia vyškolený na základnú prácu v systéme a následne každý používateľ bol vyškolený za svoju oblasť – výroba, sklady, nákup, predaj, financie a pod. Ak boli používatelia dostatočne vyškolení, stanovil sa termín prechodu na ostrú prevádzku.

Celý proces implementácie trval niekoľko mesiacov. Aj keď zamestnanci v tejto spoločnosti poznali systém Navision, prechod na novú verziu nebol jednoduchý a práve to, že používatelia už systém poznali v starej verzii sa časom ukázalo ako jeden z kritických ukazovateľov úspešnosti implementácie. Používatelia mali v starej verzie zaužívaný spôsob práce, ktorý sa s príchodom novej verzie musel zmeniť. S tým sa niekto vysporiadal rýchlejšie, niekomu to zasa trvalo dlhšie, iní si zasa zvykajú na nový systém aj pol rok po prechode do ostrej prevádzky a ten čas sa môže natiahnuť určite aj na dlhšie obdobie.

Prechodom na novú verziu Dynamics NAV 2017 spoločnosť prešla viacerými zmenami súvisiacich s výrobou:

• Aktualizácia všetkých údajov a do nového systému sa importovali iba aktuálne dáta
• Zmenený spôsob evidencie pracovísk, ľudí a strojov v systéme pre zlepšenie kapacitného plánovania vo výrobe
• Celková aktualizácia technologických postupov a výrobných kusovníkov
• Optimalizácia plánovania výroby a skladových procesov
• Úprava spôsobu odvádzania výroby pre aktuálny prehľad rozpracovanosti výroby
• Zavedenie automatického odpisu materiálu pri odvádzaní výroby
• Preklopenie a prispôsobenie niektorých modifikovaných funkčností zo starej verzie
• Zavedenie modulu servis pre evidenciu servisných objednávok a reklamácií
• …a ďalšie

Momentálne spoločnosť funguje v ostrej prevádzke zhruba 12 mesiacov. Každodenným používaním systému dostávame od používateľov spätnú väzbu a spoločne systém dolaďujeme a upravujeme podľa ich potrieb. Dá sa povedať, že je to nikdy nekončiaci proces a informačný systém sa mení a upravuje spolu s tým, ako sa mení a rastie samotná spoločnosť.

Mali by ste záujem o implemantáciu? Alebo by ste sa chceli dozvedieť viac informácií? Neváhajte nás kontaktovať.

Článok napísal

Peter Gorej

Peter je konzultantom ERP pre oblasť výroby, servisu a skladového hospodárstva. Rovnako sa venuje aj správe systému a integrácii s rôznymi externými nástrojmi.