V nasledujúcich odstavcoch vám predstavíme ako vyzeral proces implementácie informačného systému v spoločnosti, ktorá sa zaoberá zberom a spracovaním rôznych druhov odpadov.

Spoločnosť sa rozhodla pre výmenu svojho účtovného programu za komplexný informačný systém Dynamics 365 Business Central. Jedným zo základných požiadaviek bolo mať informácie o všetkých procesoch dostupné na jednom mieste a pre všetkých zamestnancov, nakoľko ich práca je na týchto informáciách závislá.

Prvý kontakt s procesmi spoločnosti

Na začiatku každej implementácie náš tím realizuje detailnú analýzu procesov v spoločnosti. Jej cieľom je čo najviac spoznať jednotlivé procesy, ktoré prebiehajú v spoločnosti a zároveň zistiť problémy, ktoré spoločnosť potrebuje eliminovať. Ako konzultanti sa snažíme identifikovať tie časti procesov, ktoré sú neefektívne a kde vidíme priestor na ich optimalizáciu.

Po detailnej analýze procesov u zákazníka sme zistili viacero kritických problémov, ktoré bolo potrebné riešiť.

Najdôležitejšie požiadavky na riešenie problémov spoločnosti sa týkali týchto oblastí:

• evidovanie zariadení a upozornenia na pravidelné údržby
• schvaľovanie nákupných a predajných dokladov
• rýchle výstupy zabezpečujúce informácie o pohybe jednotlivých surovín
• vytváranie hlásení o odpadoch
• sledovanie procesov pri triedení a spracovaní odpadov
• odosielanie všetkých potrebných dokladov zákazníkom (faktúry, dodacie listy, sprievodné listy nebezpečného odpadu a pod.)

Príprava návrhu riešenia pre spoločnosť

Na návrhu čo najlepšieho riešenia sme intenzívne spolupracovali s kľúčovými používateľmi za jednotlivé oblasti spoločnosti. Na základe našej vzájomnej komunikácie sme pripravili návrh, ktorý zabezpečuje riadenie procesov spoločnosti tak, aby zodpovední zamestnanci mali prístup ku všetkým potrebným informáciám rýchlo a vedeli efektívne zobrazovať potrebné informácie.

V rámci riešenia sme sa zameriavali hlavne na tieto oblasti:

• podpora procesu toku surovín od ich príjmu na sklad až po predaj spracovaných produktov zo suroviny zákazníkovi
• automatické e-mailové notifikácie, ktoré upozorňujú na blížiaci sa termín údržby strojov a zariadení
• odosielanie nákupných a predajných dokladov na schvaľovanie a emailové notifikácie upozorňujúce na potrebu schválenia konkrétnych dokladov
• zachytenie pohybov všetkých surovín na sklade a ich spätná dosledovateľnosť až k pôvodcovi
• evidencia postupov práce pri triedení a spracovaní surovín a výsledných produktov
• automatické generovanie potvrdení o toku surovín a rôznych druhov hlásení o odpadoch

Spustenie testovacej prevádzky

Po schválení finálnej verzie návrhu riešenia sme začali s jeho implementáciou. V rámci implementácie sme nastavovali a pripravovali testovaciu databázu. Následne prebiehali školenia na prácu so systémom a s jeho časťami. Používatelia mali možnosť oboznámiť sa s prácou v novom informačnom systéme a vyskúšať si všetky činnosti, ktoré následne budú vykonávať v rámci svojej pracovnej náplne. Po vyškolení začali používatelia pracovať v testovacej databáze, kde si mali možnosť vyskúšať prácu zo systémom.

Práca v novom informačnom systéme

Po uplynutí testovacej prevádzky, kedy sa doladili detaily riešenia, kľúčoví používatelia za jednotlivé oblasti schválili časti riešenia. Po dohode s vedením spoločnosti nasledovalo spustenie produkčnej prevádzky.

Pri prechode do produkčnej databázy bolo potrebné preniesť údaje z predošlej evidencie. Zabezpečili sme preto import nasledujúcich údajov:

• zoznam zákazníkov
• zoznam dodávateľov
• zoznam tovarov
• neinkasované pohľadávky
• neuhradené záväzky
• stavy zásob ku dňu prechodu do produkčnej databázy

Aj vy uvažujete o výmene svojho účtovného programu za komplexný informačný systém? Pomôžeme vám prejsť celým procesom implementácie. Obráťte sa na skúsených, obráťte sa na nás.