V nasledujúcich odstavcoch vám predstavíme ako vyzeral proces implementácie informačného systému v spoločnosti, ktorá sa zaoberá zberom a spracovaním rôznych druhov odpadov.

Spoločnosť sa rozhodla pre výmenu svojho účtovného programu za komplexný informačný systém Dynamics 365 Business Central. Jedným zo základných požiadaviek bolo mať informácie o všetkých procesoch dostupné na jednom mieste a pre všetkých zamestnancov, nakoľko ich práca je na týchto informáciách závislá.

Na začiatku každej implementácie náš tím realizuje detailnú analýzu procesov v spoločnosti. Jej cieľom je čo najviac spoznať jednotlivé procesy, ktoré prebiehajú v spoločnosti a zároveň zistiť problémy, ktoré spoločnosť potrebuje eliminovať. Ako konzultanti sa snažíme identifikovať tie časti procesov, ktoré sú neefektívne a kde vidíme priestor na ich optimalizáciu.

Po detailnej analýze procesov u zákazníka sme zistili viacero kritických problémov, ktoré bolo potrebné riešiť.

Najdôležitejšie požiadavky na riešenie problémov spoločnosti sa týkali týchto oblastí:

• evidovanie zariadení a upozornenia na pravidelné údržby
• schvaľovanie nákupných a predajných dokladov
• rýchle výstupy zabezpečujúce informácie o pohybe jednotlivých surovín
• vytváranie hlásení o odpadoch
• sledovanie procesov pri triedení a spracovaní odpadov
• odosielanie všetkých potrebných dokladov zákazníkom (faktúry, dodacie listy, sprievodné listy nebezpečného odpadu a pod.)

Na návrhu čo najlepšieho riešenia sme intenzívne spolupracovali s kľúčovými používateľmi za jednotlivé oblasti spoločnosti. Na základe našej vzájomnej komunikácie sme pripravili návrh, ktorý zabezpečuje riadenie procesov spoločnosti tak, aby zodpovední zamestnanci mali prístup ku všetkým potrebným informáciám rýchlo a vedeli efektívne zobrazovať potrebné informácie.

V rámci riešenia sme sa zameriavali hlavne na tieto oblasti:

• podpora procesu toku surovín od ich príjmu na sklad až po predaj spracovaných produktov zo suroviny zákazníkovi
• automatické e-mailové notifikácie, ktoré upozorňujú na blížiaci sa termín údržby strojov a zariadení
• odosielanie nákupných a predajných dokladov na schvaľovanie a emailové notifikácie upozorňujúce na potrebu schválenia konkrétnych dokladov
• zachytenie pohybov všetkých surovín na sklade a ich spätná dosledovateľnosť až k pôvodcovi
• evidencia postupov práce pri triedení a spracovaní surovín a výsledných produktov
• automatické generovanie potvrdení o toku surovín a rôznych druhov hlásení o odpadoch

Po schválení finálnej verzie návrhu riešenia sme začali s jeho implementáciou. V rámci implementácie sme nastavovali a pripravovali testovaciu databázu. Následne prebiehali školenia na prácu so systémom a s jeho časťami. Používatelia mali možnosť oboznámiť sa s prácou v novom informačnom systéme a vyskúšať si všetky činnosti, ktoré následne budú vykonávať v rámci svojej pracovnej náplne. Po vyškolení začali používatelia pracovať v testovacej databáze, kde si mali možnosť vyskúšať prácu zo systémom.

Po uplynutí testovacej prevádzky, kedy sa doladili detaily riešenia, kľúčoví používatelia za jednotlivé oblasti schválili časti riešenia. Po dohode s vedením spoločnosti nasledovalo spustenie produkčnej prevádzky.

Pri prechode do produkčnej databázy bolo potrebné preniesť údaje z predošlej evidencie. Zabezpečili sme preto import nasledujúcich údajov:

• zoznam zákazníkov
• zoznam dodávateľov
• zoznam tovarov
• neinkasované pohľadávky
• neuhradené záväzky
• stavy zásob ku dňu prechodu do produkčnej databázy

Aj vy uvažujete o výmene svojho účtovného programu za komplexný informačný systém? Pomôžeme vám prejsť celým procesom implementácie. Obráťte sa na skúsených, obráťte sa na nás.

Článok napísala

Daniela Vrábľová

Daniela je konzultantkou pre oblasť nákupu, predaja a skladového hospodárstva v MS Dynamics NAV. Tiež sa venuje procesom na podporu vzťahov so zákazníkmi v Microsoft Dynamics 365 – customer relationship management (CRM).